Para calcular cuánto cuesta una inmovilización, compará lo que ocurrió con lo que habría pasado si el vehículo hubiera estado disponible. Separá gastos adicionales, trabajo que se perdió y costos que siguieron existiendo aunque la unidad estuviera detenida.
El motivo puede ser una reparación, documentación pendiente o falta de una persona habilitada. Registrá cuándo empezó el bloqueo, cuándo terminó y cuántas horas de servicio afectó. Tres días de taller no equivalen necesariamente a tres días de operación perdida.
Ficha del caso
| Dato | Qué registrar |
|---|---|
| Unidad y causa | Referencia al bloqueo |
| Período | Inicio y liberación efectiva |
| Servicios afectados | Cancelados, reprogramados o cubiertos |
| Respuesta | Reemplazo, horas adicionales u otra |
| Gastos incrementales | Comprobantes y relación con el evento |
| Trabajo perdido | Servicios que finalmente no se recuperaron |
| Costos evitados | Gastos que se evitaron al cancelar |
| Responsable | Quién valida cada importe |
El costo de reparar se puede mostrar junto al evento, pero separalo del costo de estar parado. Esa distinción permite comparar dos reparaciones de igual precio que exigen tiempos de taller diferentes.
Ejemplo con reemplazo parcial
Ejemplo ficticio, con todos los importes en pesos del mismo período. Una unidad estuvo bloqueada tres días de trabajo. La empresa alquiló otra durante dos días y perdió un servicio del tercer día, que no pudo recuperar después.
| Concepto | Cálculo | Impacto |
|---|---|---|
| Alquiler de reemplazo | 2 × $80.000 | $160.000 |
| Retiro y devolución adicionales | Comprobantes | $20.000 |
| Horas administrativas adicionales | 3 × costo interno ilustrativo de $8.000 | $24.000 |
| Margen del servicio perdido | $150.000 de ingreso menos $60.000 de costos evitados | $90.000 |
| Impacto incremental estimado | Suma | $294.000 |
El combustible habitual de los servicios cubiertos se supone igual en ambas situaciones y no se agrega como costo extraordinario. Si el reemplazo consumió más, incluirías la diferencia respaldada.
Evitar duplicaciones
En el ejemplo se cuenta el alquiler de dos días y el margen perdido de otro día. Sumar además toda la facturación de los servicios cubiertos duplicaría una pérdida que no ocurrió: esos trabajos se hicieron.
Para un servicio cancelado, la facturación completa tampoco representa automáticamente pérdida económica. Restá los costos que se evitaron para estimar el margen que dejó de aportar, con el criterio validado por administración. Si el servicio se reprogramó y se cobró después, revisá qué sobrecosto produjo en lugar de declararlo perdido.
Costos que continúan durante el bloqueo
Seguro, depreciación o remuneraciones pueden seguir existiendo. Mostralos como capacidad pagada sin usar si ayudan a explicar el caso. Si son iguales con y sin inmovilización, no vuelvas a sumarlos al impacto incremental de la tabla.
Cuando una persona reasignó su tiempo a otra tarea, registrá esa recuperación de capacidad. Documentá el trabajo y el costo interno utilizados para estimar esas horas.
Cerrá el registro con el comprobante de liberación, los servicios efectivamente afectados y los importes todavía pendientes. La guía de costos de flota permite comparar estos eventos con otras causas de desvío.