Un campo nuevo se justifica cuando ayuda a tomar una decisión o completar un control. Antes de agregarlo al formulario de toda la flota, definí quién lo cargará, de dónde sale y qué hará otra persona con esa información.
Si nadie puede explicar su uso, conviene revisar la necesidad antes de incorporarlo. Los campos abandonados aumentan el trabajo de captura y pueden producir informes que parecen completos aunque contengan datos viejos.
Escribir un diccionario de datos
| Campo del diccionario | Qué definir |
|---|---|
| Nombre | Etiqueta que entenderá quien carga |
| Significado | Qué representa exactamente |
| Formato | Texto, fecha, cantidad o lista de opciones |
| Fuente | Documento o persona que lo acredita |
| Responsable | Quién carga y quién revisa |
| Actualización | Evento o frecuencia que requiere cambio |
| Uso | Decisión, reporte o control que lo necesita |
| Ausencia | Cómo registrar desconocido o no aplicable |
Separá valores que responden preguntas distintas. “Estado” puede referirse a disponibilidad, documentación o mantenimiento; usar un único campo obliga a mezclar conceptos. Un vehículo puede estar disponible administrativamente y tener una inspección pendiente que requiere revisión.
Elegir un formato que permita trabajar
Usá listas cuando las categorías estén definidas y necesites comparar registros. Permití explicar una excepción cuando las opciones no alcancen. Un casillero “otros” sin detalle termina reuniendo situaciones que nadie puede analizar.
Para fechas, identificá si se trata de emisión, observación, vencimiento o carga. Para cantidades, incluí la unidad de medida. El kilometraje debe conservar su fecha de lectura; un número aislado pierde utilidad a medida que el vehículo trabaja.
Evitar duplicar información
Antes de crear un campo, buscá si el dato ya existe en otra ficha. La base de asignación del vehículo y la base del conductor pueden diferir; no copies una sobre la otra para mantenerlas visualmente iguales. Definí la relación que necesita cada proceso.
Cuando un dato se derive de otros, comprobá si conviene calcularlo en lugar de pedirlo otra vez. Un cálculo también necesita definición y tratamiento de valores faltantes. Si no hay una lectura final, el recorrido del período debe quedar pendiente y no convertirse en cero.
Limitar datos personales
En fichas de conductores, revisá finalidad y acceso antes de agregar información personal. La AAIP reúne obligaciones y criterios sobre protección de datos. Pedir un dato porque podría servir alguna vez no define una finalidad concreta.
El inventario de datos personales de conductores ayuda a identificar quién usa la información y cómo se conserva. Un campo visible para despacho no tiene por qué incluir documentación completa que solo necesita revisar administración.
Probar antes de extender
Usá una muestra de unidades con situaciones distintas: activa, de reserva, alquilada y dada de baja. Pedí a quienes cargan que expliquen cómo completarían cada campo y compará sus respuestas. Si interpretan distinto la etiqueta, corregí la definición.
Después de un período de uso, revisá faltantes y datos que nunca se consultaron. Retirá o reformulá campos sin uso comprobado, conservando el historial que deba mantenerse. La siguiente versión del formulario debe indicar qué cambió y desde cuándo, para que los informes puedan comparar períodos con el mismo significado.