Un vehículo de cortesía puede cubrir parte de la actividad mientras otra unidad está en reparación. Antes de asignarlo, la empresa debe confirmar para qué uso se presta y quiénes pueden conducirlo. Que el taller entregue una llave no demuestra que el vehículo admita cualquier servicio de la flota.
Revisá también si su capacidad y equipamiento sirven para el trabajo. Un auto disponible no reemplaza a un utilitario cargado, aunque ambos permitan trasladar al conductor.
Confirmar las condiciones de uso por escrito
| Condición | Qué debe quedar claro |
|---|---|
| Destinatario del préstamo | Empresa o persona que recibe la unidad |
| Conductores | Personas autorizadas y requisitos aplicables |
| Uso | Actividades y zonas admitidas |
| Duración | Inicio, devolución y extensión |
| Gastos | Combustible, peajes y otros cargos |
| Seguro y asistencia | Cobertura informada y canal de aviso |
| Incidentes | A quién comunicar daños o fallas |
La documentación de circulación debe verificarse según vehículo y jurisdicción. La Ley 24.449, artículo 40, es una referencia del marco nacional, pero no reemplaza las condiciones particulares del préstamo ni las reglas locales aplicables.
Recibir la unidad como un vehículo temporal de la flota
Registrá dominio, kilometraje, combustible y estado visible. Conservá inventario de llaves y elementos entregados. Si hay un daño previo, dejá constancia al recibirlo y compartila con el taller por el canal acordado.
Ejemplo hipotético: se presta un vehículo para movilidad del personal, pero la empresa pretende utilizarlo para reparto. Antes de hacerlo, confirma si ese uso está admitido y si la unidad, la documentación y el seguro corresponden. No deduce la autorización a partir de la necesidad operativa.
Mantener un responsable mientras dura el préstamo
Identificá quién conoce su ubicación, próximos servicios y fecha de devolución. Si la reparación original se demora, pedí confirmación de la extensión; no supongas que la cortesía continúa automáticamente por el mismo plazo.
Si aparece una falla, seguí el canal indicado por quien presta el vehículo. Una intervención propia o de otro taller puede requerir autorización y afectar el acuerdo.
Cerrar la devolución con comprobantes
Compará el estado con el acta inicial, asentá kilometraje y combustible y pedí constancia de entrega. Conservá el seguimiento de cargos que puedan informarse después, como peajes del período utilizado.
La devolución debe cerrar la asignación a los conductores y el registro de la unidad temporal. Complementá con la guía de vehículos de reemplazo durante una reparación y el control de peajes después de devolver un vehículo.