Un mismo abastecimiento puede aparecer como ticket, movimiento de tarjeta y factura. Para detectar duplicados, primero definí cuál es el evento de carga y cuáles son los documentos que lo respaldan. Contar cada documento como una compra infla cantidades e importes.
Usá un identificador interno por evento y vinculá los respaldos a ese registro. Las coincidencias sirven para abrir una revisión; no prueban por sí solas un gasto indebido.
Buscar coincidencias con contexto
| Señal | Qué comprobar |
|---|---|
| Mismo emisor y número de comprobante | Si es una copia, una corrección o el mismo ticket presentado dos veces |
| Fecha, cantidad e importe iguales | Si hubo dos cargas reales o duplicación de registro |
| Ticket y movimiento de tarjeta coincidentes | Si ambos respaldan un único evento |
| Odómetro que retrocede | Error de transcripción, orden de carga o cambio de instrumento |
| Producto distinto del registrado | Comprobante equivocado o descripción cargada incorrectamente |
| Importe que no coincide | Descuentos, otros productos, redondeo o falta de detalle |
Conservá punto de venta y tipo de comprobante cuando existan. Un número aislado puede repetirse entre emisores. Tampoco descartes dos cargas porque tienen el mismo importe: puede haber abastecimientos por un monto fijo.
Reconstruir antes de corregir
Reuní archivo original, fila, vehículo, fecha del evento y medio de pago. Pedí al conductor o al responsable la aclaración concreta que falta. Si la inconsistencia viene de una importación de datos, revisá si otras filas del mismo lote tienen el problema.
Ejemplo ficticio: una carga de 30 litros aparece en la rendición y en el resumen de tarjeta. Ambos registros tienen el mismo ticket. Administración confirma que representan una compra, conserva un único evento y vincula los dos respaldos. La factura del período sigue guardada para conciliar el total, sin volver a sumar esos litros.
Otro caso ficticio: dos tickets de igual importe tienen horarios, números y vehículos diferentes. La revisión confirma dos abastecimientos. Se mantienen ambos y se registra el motivo por el que la coincidencia no era un duplicado.
Documentar la resolución
La ficha de excepción puede incluir ID, señal detectada, registros involucrados, evidencia pedida, respuesta y decisión. Usá estados concretos: duplicado confirmado, eventos distintos, dato corregido o pendiente de información.
Si anulás una fila duplicada, conservá su relación con el evento válido y el motivo. Borrarla sin rastro dificulta explicar por qué cambió un informe mensual. Si el período ya se había cerrado, identificá los totales afectados y comunicá la corrección.
Revisar cantidades incompatibles
Ante una cantidad llamativa, compará el ticket con la configuración real de la unidad y el abastecimiento realizado. Puede involucrar varios tanques o un registro mal asociado. La capacidad técnica debe verificarse en la documentación correspondiente; no la estimes por el tamaño aparente del vehículo.
Cuando la evidencia no alcanza, dejá el caso abierto con responsable y próximo pedido. El informe debe distinguir el importe en revisión del gasto confirmado, sin tratar toda diferencia como pérdida ni atribuir una conducta a una persona.