La persona que retira un vehículo para una empresa debe llevar la orden de compra y una lista de lo que tiene que comprobar. Si solo recibe las llaves, puede descubrir después que falta un accesorio, que la versión no coincide o que quedó documentación pendiente.
Definí quién recibe materialmente la unidad y quién puede aceptar una diferencia comercial. Pueden ser personas distintas. El conductor enviado a buscarla necesita saber a quién consultar si aparece una observación que excede su autorización.
Preparar la recepción
Reuní la oferta aceptada, la identificación del vehículo, los accesorios incluidos y las condiciones de entrega. Confirmá fecha, lugar y documentación que pide el vendedor para entregarlo a la persona designada por la empresa.
| Control | Qué comparar |
|---|---|
| Identificación | Dominio, VIN o chasis y documentos |
| Versión | Modelo, motor, transmisión y equipamiento acordados |
| Estado visible | Carrocería, cristales, interior y daños observables |
| Kilometraje | Lectura al entregar y antecedente pactado |
| Llaves | Cantidad y elementos asociados |
| Accesorios | Equipos y piezas incluidos en la compra |
| Documentación | Comprobantes entregados y pendientes identificados |
La recepción visual no reemplaza una revisión técnica. Si la compra estaba sujeta a una inspección, verificá que se haya completado y que sus observaciones estén resueltas según lo acordado.
Registrar diferencias antes de cerrar
Describí el faltante o daño de forma concreta y agregá una foto cuando ayude. Indicá si el vendedor lo reconoce, qué solución propone y quién la acepta por la empresa. Evitá firmar una conformidad total si existen pendientes que no figuran en el documento.
Un ejemplo ficticio: la compra incluye dos llaves y se entrega una. El acta registra la llave faltante, el compromiso de entrega y el responsable de seguimiento. Una anotación genérica como “accesorios pendientes” dificulta reclamar después.
Comprobar documentación e instrucciones
Identificá qué documentos se entregan y cuáles se recibirán por otro canal. Guardá comprobantes de la operación, antecedentes de mantenimiento y garantías informadas. Para una unidad usada, conservá también las verificaciones realizadas antes de comprarla.
El manual debe corresponder a la versión recibida. Si hay equipos agregados, pedí su documentación y las condiciones de mantenimiento. Una ficha comercial no alcanza para operar un accesorio que necesita instrucciones específicas.
Organizar la primera salida
Antes de circular, la empresa debe verificar los documentos y condiciones exigibles para esa unidad y su uso. No supongas que el vendedor completó todos los controles operativos de la flota. Usá la documentación previa al despacho y asigná un responsable de esa revisión.
Si una diferencia requiere mantener la unidad sin asignar, registrala en disponibilidad para que despacho la vea. La fecha de compra y la fecha de habilitación interna para trabajar pueden ser distintas.
Incorporar el acta al historial
El alta de vehículos debe reunir la recepción, los pendientes y los responsables de resolverlos. Asigná un identificador interno y vinculá todos los documentos a la misma unidad, sin depender del nombre del vendedor.
Después de recibir un accesorio o una corrección, agregá la evidencia al acta original. Cerrá cada pendiente individualmente y conservá quién verificó su cumplimiento. La recepción queda completa cuando la empresa puede mostrar qué recibió y cómo se resolvieron las diferencias acordadas.