Un presupuesto de 90 días permite mirar los compromisos próximos de la flota sin esperar al siguiente presupuesto anual. Al terminar cada mes, se reemplaza la estimación por lo realizado y se agrega un mes nuevo. Así siempre queda una ventana de tres meses para anticipar necesidades.
El primer paso es elegir qué muestra: costos del servicio o dinero que se necesita pagar. Ambas miradas son útiles, pero deben estar separadas. Una reparación realizada en septiembre y pagada en octubre puede pertenecer a momentos distintos según la pregunta.
Organizar las partidas que cambian la disponibilidad de fondos
Reuní vencimientos conocidos, servicios de mantenimiento programados, alquileres, combustible previsto y compromisos con proveedores. Identificá qué importe está confirmado y cuál depende de una cotización o del nivel de actividad.
| Partida | Dato confirmado | Supuesto a revisar |
|---|---|---|
| Seguro | Cuotas y vencimientos vigentes | Cambios de unidades o renovación |
| Taller | Orden aprobada y fecha pactada | Trabajos aún sin diagnóstico |
| Combustible | Consumo real reciente | Kilómetros y precio previstos |
| Alquiler | Contrato y fechas | Días adicionales o exceso de kilómetros |
| Repuestos | Compra autorizada | Entrega y compatibilidad pendientes |
Anotá quién debe actualizar cada supuesto. Un número sin responsable puede permanecer meses aunque el servicio al que correspondía ya se haya cancelado.
Separar diferencias de precio y de actividad
Ejemplo hipotético: se estimaron 4.000 litros y finalmente se consumieron 4.400. Antes de modificar el presupuesto siguiente, revisá si hubo más kilómetros, otra carga o un mayor consumo por recorrido. La corrección depende de la causa.
Para precios, usá cotizaciones y condiciones vigentes del proveedor. Los costos de operación de vehículos publicados por Vialidad Nacional son una referencia con sus propios supuestos; no reemplazan los importes contratados por la empresa.
Trabajar con una alternativa exigente
Además del escenario esperado, prepará otro con las variaciones que realmente pueden afectar la operación: una unidad detenida, un servicio adicional o una demora de cobro. Explicá qué cambiaste y durante cuánto tiempo. No agregues un porcentaje genérico a todo sin identificar el problema que pretende cubrir.
Revisá las diferencias una vez por mes y las novedades importantes cuando se conocen. Si un taller confirma una reparación que cambia la caja de la semana siguiente, no esperes al cierre mensual para incorporarla.
La salida útil es una lista breve de decisiones: fondos a prever, compras a confirmar y servicios a reprogramar. Complementá esta mirada con el presupuesto anual de flota y el punto de equilibrio por vehículo.