Cuando un cliente rechaza mercadería, registrá qué vuelve al depósito en el seguimiento del reparto antes de reanudar el recorrido. El rechazo comercial y el traslado de regreso necesitan quedar vinculados, aunque los gestione gente distinta.
Dejar constancia en la entrega
Anotá comprobante original, producto, cantidad aceptada, cantidad rechazada, motivo y persona que recibió. Si existe daño, registrá el estado visible sin alterar embalajes que deban mantenerse cerrados. Guardá la comunicación del cliente junto con las fotos pertinentes.
Un rechazo total por falta de pedido es distinto de un rechazo parcial por envase roto. Esa distinción permite decidir el destino de la carga y revisar después qué corresponde facturar o ajustar.
Consultar el respaldo del retorno
Antes de volver, informá a administración origen efectivo del regreso, destino, cantidades y vehículo. El responsable fiscal debe determinar los comprobantes del nuevo movimiento y si corresponde generar, completar o gestionar información en el régimen aplicable.
El COT de ARBA contempla servicios de confirmación de recepción o rechazo. Esa funcionalidad debe usarse conforme al régimen; marcar un rechazo en la planilla de reparto no actualiza el sistema fiscal ni reemplaza por sí solo la documentación del retorno.
Mantener la aptitud de la carga
Si son alimentos, conservá las condiciones de transporte y pedí instrucciones al responsable sanitario ante una diferencia. Una entrega fallida puede prolongar el tiempo de viaje. Registrá las incidencias que puedan afectar al producto y evitá devolverlo directamente al stock disponible sin recepción.
Para mercadería frágil o de alto valor, separá los bultos rechazados de los que siguen pendientes de entrega. Cada movimiento adicional debe permitir identificar dónde quedó cada unidad.
Recibir y conciliar en el depósito
La recepción debe contar físicamente lo que regresa y compararlo con el registro del conductor. Anotá diferencias y ubicación asignada: revisión, devolución al proveedor, reparación o stock, según la decisión del responsable.
Administración puede entonces vincular la documentación del viaje, la recepción y los ajustes comerciales que correspondan. Si el cliente informó diez unidades rechazadas y vuelven nueve, el expediente debe quedar abierto sobre esa diferencia.
Archivá el retorno con el mismo identificador de viaje que la salida.