La ficha de mantenimiento debe permitir reconstruir qué se hizo en una unidad, cuándo y con qué respaldo. Usá un identificador estable del vehículo y una fila por intervención. Agregá cada reparación y conservá las intervenciones anteriores.
Separá los datos de la unidad de los movimientos. En la cabecera guardá dominio, identificación interna, modelo, versión, año, motorización, base y los equipos agregados que tengan mantenimiento propio.
Tabla de intervenciones para copiar
| Fecha | Lectura | Motivo | Trabajo | Repuesto o fluido | Taller | Respaldo | Pendiente |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Completar | km u horas | Preventivo / hallazgo / falla | Descripción precisa | Especificación y cantidad | Identificación | Orden y comprobante | Tarea y responsable |
Registrá odómetro y horómetro en campos separados si ambos existen. Para un equipo de frío o una plataforma, identificá también el componente intervenido. El vehículo puede acumular kilómetros mientras ese equipo no se usa, o trabajar detenido con el equipo funcionando.
El comprobante emitido por el taller es uno de los respaldos de la ficha. El artículo 35 reglamentario, punto 13, según el Decreto 196/2025, contempla registro de trabajos, piezas, finalización y pendientes en los talleres alcanzados. Conservá el documento original vinculado a la fila.
Incorporá antecedentes sin inventar lo que falta
Cuando entra un vehículo usado, diferenciá trabajos acreditados, información declarada por el vendedor y tareas sin antecedentes. Si falta una fecha o un comprobante, registrá esa ausencia y asigná la evaluación al responsable técnico.
Ejemplo ficticio: una camioneta llega con una factura de cambio de aceite a los 40.000 km y una nota manuscrita que dice “distribución hecha”. La primera intervención puede asociarse a su documento. La segunda queda como antecedente por verificar; no se calcula una próxima fecha de distribución como si estuviera acreditada.
Relacioná reparaciones y reingresos
Cada falla necesita un código o referencia para vincular visitas por el mismo problema. Guardá el síntoma original, diagnóstico, trabajo realizado y control posterior. Si el taller cambia el diagnóstico, conservá ambas actuaciones con sus fechas.
Separá costo, garantía y estado técnico. Una factura pagada puede corresponder a un trabajo que dejó un repuesto pendiente. El responsable de la ficha debe trasladar ese pendiente al registro de disponibilidad de la unidad.
Cerrá la intervención con un resultado
Anotá quién revisó los documentos, qué control se hizo al recibir el vehículo y quién autorizó el regreso. Después actualizá la próxima tarea del plan preventivo con la fecha y lectura reales.
Al transferir la unidad a otra base, entregá la ficha con sus respaldos y pendientes abiertos. La nueva base debe poder continuar el mantenimiento sin reconstruirlo desde mensajes o facturas sueltas.