Una cuenta corriente con una estación de servicio necesita conciliar cada carga antes de aprobar la factura del período. El total facturado puede coincidir con el resumen del proveedor y aun así contener cargas de otra unidad o comprobantes duplicados.
Acordar los datos de cada abastecimiento
Definí con la estación cómo identificará dominio, conductor, fecha, producto, litros y precio. Si utiliza una tarjeta o código interno, mantené la relación con la unidad y la fecha desde la que está vigente.
Conservá el respaldo de cada carga junto con su registro interno. El conductor debe informar una diferencia visible en el momento, como producto distinto o dominio equivocado, para que el emisor pueda revisarla.
Fijar el corte de facturación
Acordá inicio y fin del período, plazo de entrega del detalle y responsable de consultas. Identificá qué sucede con una carga realizada el último día pero informada después del cierre. Evitá aceptarla dos veces al revisar el período siguiente.
La información de ARCA sobre comprobantes distingue los documentos de la operación. En la conciliación, separá remitos, facturas y notas de ajuste para no sumar dos veces una misma carga.
Comparar registro por registro
Usá identificador del comprobante y fecha como base, junto con estación y dominio. Compará litros, producto e importe. Si no existe una referencia única compartida, revisá las coincidencias antes de asignar automáticamente dos cargas parecidas al mismo evento.
Clasificá las diferencias en comprobante faltante, duplicado, unidad desconocida, precio distinto y cantidad distinta. Cada categoría permite pedir un respaldo preciso al proveedor.
Resolver y aprobar el saldo
Enviá a la estación una lista de diferencias con los documentos correspondientes. Pedí su respuesta y el ajuste comercial que corresponda. No corrijas silenciosamente el total de la factura en la planilla interna.
Separá los importes conciliados de los observados según el circuito de aprobación de la empresa. Conservá la autorización del pago y su comprobante.
Al cerrar, vinculá cada factura con las cargas que la componen y con las notas de ajuste. La planilla de combustible debe reflejar litros consumidos y gastos, manteniendo identificadas las diferencias todavía pendientes.