En un traslado de mercadería, la factura, el remito y el COT responden a controles distintos. Para preparar el viaje, identificá qué documento respalda la operación comercial, cuál detalla el movimiento físico y qué régimen de información corresponde.
Una tabla para armar la carpeta
| Documento | Qué revisar en la preparación |
|---|---|
| Factura | Emisor, receptor, operación y datos de los bienes facturados |
| Remito o respaldo del traslado | Origen, destino, descripción y cantidades efectivamente enviadas |
| COT cuando corresponde | Datos informados del movimiento y código emitido |
| Documento sectorial | Alcance sanitario, agrícola u otro régimen de la carga |
La tabla organiza el trabajo administrativo. La documentación exigible depende de la operación y de sus reglas, incluidas las equivalencias que puedan corresponder.
Reparto dentro de Provincia de Buenos Aires
En un reparto desde un depósito bonaerense a varios clientes, el área de facturación puede emitir comprobantes por destinatario mientras expedición prepara un recorrido común. Compará el total cargado con el conjunto de entregas. Si se omite una parada en el registro, el vehículo llevará mercadería que no aparece en la carpeta interna del viaje.
Revisá el régimen COT de ARBA sobre la carga y el recorrido reales. La existencia de varios remitos no elimina esa evaluación ni convierte automáticamente a cada entrega en un viaje separado.
Viaje entre jurisdicciones
Si el camión sale de Buenos Aires hacia otra provincia, identificá las jurisdicciones del movimiento y los documentos específicos de los bienes. La guía oficial de emisión de COT informa las jurisdicciones adheridas y los comprobantes considerados.
No uses un documento sanitario como sustituto fiscal por semejanza de nombre. Comprobá si integra el régimen de equivalencias y bajo qué condiciones. Guardá la conclusión en la preparación del viaje para que el conductor reciba una carpeta consistente.
Conciliar cantidades antes de la salida
Expedición debe comparar bultos, unidades o peso usando las mismas unidades de medida que los comprobantes. Si un documento expresa cajas y otro kilos, dejá la conversión respaldada por el detalle de carga. Evitá pedir al chofer que explique una diferencia que no pudo revisar en el depósito.
Separá los documentos entregados al cliente de las copias que deben retornar con constancia de recepción. Cuando hay rechazo parcial, conservá la cantidad aceptada y la que sigue en el vehículo.
Al cerrar el viaje, vinculá las entregas con sus comprobantes y resolvé los faltantes con administración. Podés usar la carpeta de despacho para mantener esta revisión junto con los controles del conductor y la unidad.