Antes de despachar mercadería dentro de Provincia de Buenos Aires o entre esa provincia y una jurisdicción adherida, revisá si el traslado está alcanzado por el Código de Operación de Traslado. La respuesta depende del recorrido, los bienes, las cantidades y el régimen aplicable.
Reunir los datos del viaje
Prepará origen, destino, fecha, propietario de la mercadería, emisor de los comprobantes, transportista, productos, peso y valor. Si hay varios destinatarios, sumá la carga inicial para revisar el alcance; fraccionar las entregas no permite evaluar cada bulto como si fuera un viaje independiente.
La página de COT de ARBA distingue un régimen general por valor o peso y un régimen especial para especies de bienes. Consultá los umbrales vigentes y los anexos indicados allí antes de reutilizar una matriz del año anterior.
Documentar por qué corresponde o no corresponde
En la orden del viaje, dejá una fila con el criterio revisado, la fuente y la conclusión. Si se aplica una excepción, registrá el supuesto concreto y el documento que lo respalda. Evitá usar etiquetas como «carga propia» o «viaje corto» sin comprobar que respondan a una excepción prevista.
ARBA contempla ciertos documentos electrónicos equivalentes bajo condiciones determinadas. Que la carga tenga un remito no permite asumir por sí solo que la obligación de COT quedó cumplida. Revisá el listado y las condiciones de la fuente oficial.
Asignar la emisión antes de cargar
Definí quién reúne los datos, quién obtiene el código y quién comprueba el resultado antes de autorizar la salida. La guía del trámite describe los requisitos de emisión. Si la empresa terceriza el transporte, acordá el intercambio de la información antes del día de carga.
Registrá el código obtenido junto con los comprobantes del viaje y verificá que los datos respondan a la operación real. Un archivo del traslado anterior puede tener el mismo cliente y seguir siendo incorrecto por fecha, carga o recorrido.
Controlar cambios durante la preparación
Un agregado de mercadería, un transbordo o un cambio de unidad requieren volver a revisar el respaldo del viaje. Informá el cambio al emisor y conservá la respuesta o documentación resultante. No alteres manualmente un documento emitido para simular su actualización.
Al regreso, vinculá recepción, rechazos e incidencias con el mismo viaje. Si se detecta una diferencia, asigná su cierre al responsable documental y conservá el antecedente original.
Para organizar el resto de los documentos, usá la guía de transporte interjurisdiccional de cargas. El control fiscal de los bienes debe convivir con el del vehículo, el conductor y las condiciones sanitarias de la carga.