El cierre de TelePASE debe relacionar cada pasada con un vehículo y comparar el detalle con la factura y el cobro. Una suma que coincide con el débito puede incluir cargos de una unidad vendida o pasadas que todavía no tienen centro de costo.
Antes de conciliar, guardá el archivo original del prestador y definí si el período se mide por fecha de pasada, emisión o cobro. Esas fechas pueden ser distintas. La planilla de trabajo debe conservarlas para que un cargo tardío no parezca una pasada nueva.
Preparar la relación entre cuenta y vehículo
La guía de altas, bajas y pagos de TelePASE explica cómo registrar dominio, dispositivo y cuenta. Para el cierre, sumá las fechas de vigencia de cada asociación. Una tarjeta o un dispositivo reasignado no debe imputar automáticamente todo su historial al vehículo actual.
Los reclamos corresponden al prestador de la relación comercial. Vialidad Nacional aclara ese alcance, por lo que conviene identificar quién emitió cada comprobante antes de enviar una consulta.
| Campo | Para qué se usa |
|---|---|
| Identificador de pasada | Detectar un registro repetido |
| Fecha y hora | Ubicar el movimiento real |
| Estación y sentido | Comparar con el recorrido |
| Dominio o dispositivo | Asociar la unidad vigente en esa fecha |
| Categoría e importe | Revisar el cargo informado |
| Factura | Agrupar el comprobante que lo incluye |
| Estado interno | Conciliado, pendiente o reclamado |
Revisar posibles duplicados
Dos renglones con el mismo importe no prueban un cobro duplicado. Compará identificador, estación, hora, sentido y documento. Puede haber dos pasadas reales, una repetición del archivo importado o una corrección relacionada con un cargo previo.
Ejemplo ficticio: el archivo contiene dos filas con el mismo identificador de pasada y la misma factura. Primero comprobá si la duplicación existe en el documento del prestador o si surgió al unir exportaciones. Si es un error interno, corregí la importación conservando el original.
Resolver pasadas sin unidad
Buscá la asociación vigente a la fecha del viaje. Consultá altas, bajas y vehículos alquilados o de reemplazo. Si todavía no puede identificarse, mantené el importe en una cuenta pendiente y asigná un responsable de investigación; repartirlo entre todas las unidades oculta la diferencia.
Una pasada fuera del recorrido esperado necesita consultar a operaciones. Puede corresponder a un auxilio, un desvío o un cambio autorizado. Conservá la explicación y el servicio relacionado, sin convertir una alerta de revisión en una acusación.
Tratar cargos de otro período
Si una factura incluye una pasada anterior al mes de cierre, conservá ambas fechas y aplicá el criterio contable de la empresa. No cambies la fecha del viaje para que encaje en el filtro. Lo mismo vale para notas de crédito y ajustes: deben relacionarse con el cargo corregido.
El cierre debe mostrar total del detalle, total facturado, ajustes y pendientes. Después compará el pago con los comprobantes aceptados. Una diferencia de imputación puede seguir abierta aunque el débito ya se haya realizado.
Terminá el mes con una lista de excepciones que indique importe, responsable y próxima acción. En el cierre mensual de flota, esos pendientes deben poder distinguirse de los peajes ya conciliados.