Para conciliar combustible, vinculá cada transacción del proveedor con el vehículo que recibió la carga en esa fecha. La tarjeta o el identificador puede cambiar de unidad, y su asociación actual no explica necesariamente los consumos anteriores.
YPF Ruta, Shell Flota y AXIONsmart ofrecen herramientas para controlar consumos. Los campos y formatos disponibles dependen del servicio contratado. Este procedimiento permite ordenar los reportes que la empresa obtenga, sin dar por existente una integración entre esas plataformas y otro software.
Preparar una tabla de asociaciones
Registrá identificador, unidad, fecha de alta, fecha de baja y responsable del cambio. Si la empresa recibe un vehículo de reemplazo, documentá cómo se autorizarán sus cargas. Evitá usar el mismo código interno para dos vehículos que estuvieron activos al mismo tiempo.
| Campo de la transacción | Control |
|---|---|
| ID del proveedor | Unicidad de la operación |
| Fecha y hora | Asociación vigente y período real |
| Patente o identificador | Vehículo que corresponde |
| Estación | Lugar informado en la carga |
| Producto y unidad | Combustible y medida comparables |
| Cantidad e importe | Aritmética y condiciones comerciales |
| Estado | Procesada, rechazada, anulada o corregida |
| Comprobante | Documento de facturación relacionado |
Conservar el archivo original
Guardá la exportación con el período y la fecha de descarga. Trabajá sobre una copia y registrá las transformaciones, como separar columnas o normalizar patentes. No elimines los identificadores del proveedor para simplificar la planilla: son necesarios para investigar una diferencia.
Al importar varios archivos, comprobá si sus períodos se superponen. Una transacción que aparece en dos descargas debe conservar una sola imputación económica, manteniendo la referencia a los archivos de origen.
Separar consumo, rechazo y corrección
Una operación rechazada no debe sumarse como carga realizada. Una anulación necesita relacionarse con el cargo original. Shell, por ejemplo, informa reportes de transacciones procesadas y rechazadas en su descripción del servicio; verificá cómo aparecen esos estados en tu exportación concreta.
No mezcles litros con otros productos o consumos del mismo servicio. Lubricantes, GNC y compras adicionales requieren categorías propias. El total monetario puede incluirlos, pero el indicador de litros por kilómetro debe usar solo las operaciones que correspondan a su definición.
Resolver excepciones
Las diferencias habituales incluyen patente no encontrada, identificador sin vigencia, cantidad inusual y comprobante faltante. Asigná cada una a una persona y conservá el importe observado. Si la carga se imputa provisionalmente, marcá esa condición para que no parezca conciliada.
Contrastá los datos con la planilla de cargas de combustible y con el recorrido cuando aporte evidencia pertinente. Una hora distinta puede deberse a zona horaria o procesamiento; confirmá el significado del campo antes de concluir que la carga ocurrió fuera del turno.
Cerrar contra factura y pago
Compará el detalle aceptado con la facturación, los ajustes y los cobros. Conservá descuentos, impuestos y cargos adicionales por separado según el tratamiento administrativo que corresponda. La suma de litros y la suma de pesos responden preguntas diferentes.
Antes de cerrar, tomá una transacción de cada proveedor y reconstruí su recorrido desde la exportación hasta el vehículo y el comprobante. Después revisá que todas las excepciones tengan responsable y próxima acción dentro del cierre mensual de gastos.