Designá un contacto de la empresa y otro del transportista para reunir documentos después de un choque. La asistencia a personas y las actuaciones de la autoridad tienen prioridad; el expediente administrativo se arma con hechos y respaldos, sin pedir al conductor que negocie responsabilidades en el lugar.
Separá quién contrató el viaje, quién presta el servicio, quién es titular del vehículo y qué aseguradora corresponde a cada interés. Pueden ser personas distintas. El alta del proveedor sirve de antecedente, pero debe contrastarse con la unidad y conductor que realizaron ese viaje.
Identificar el servicio efectivo
Guardá orden de transporte, fecha, origen, destino, dominio y datos del transportista. Compará la razón social con contrato y comprobantes. Si hubo cambio de unidad o conductor, conservá cuándo se informó y quién lo aceptó.
Usá el alta documental del transportista para localizar pólizas y contactos, verificando que estuvieran vigentes al momento del hecho. Un certificado actualizado después no describe automáticamente la condición anterior.
Reunir la información del choque
Registrá hora, lugar, descripción del conductor, vehículos involucrados y actuaciones disponibles. Conservá fotos obtenidas de forma segura y contactos de testigos cuando los aporten. Identificá de quién proviene cada dato.
Si hay lesiones, daños de carga o intervención judicial, el responsable debe derivar el caso a las áreas competentes. Evitá circular historias clínicas o documentación personal en grupos amplios de coordinación.
Coordinar las denuncias
Cada asegurado o responsable debe cumplir el circuito que corresponda a su póliza. La empresa contratante puede pedir comprobante y número del reclamo al transportista, pero no debe suponer que un correo entre empresas equivale a una denuncia ante la aseguradora.
La Ley de Seguros regula la información del siniestro y sus plazos. Registrá fecha del aviso, recepción y ampliaciones solicitadas. Si falta información, mantené visible quién debe aportarla.
Separar daño del vehículo y de la carga
Listá mercadería afectada, cantidades y documentos del envío. El responsable del producto debe evaluar su estado y destino cuando corresponda. La póliza del camión no acredita por sí sola cobertura para la mercadería de la empresa.
Conservá cada reclamo con su aseguradora, número, documentación y respuesta. Si varias coberturas pueden intervenir, pedí revisión de su relación sin sumar recuperos esperados como si estuvieran aceptados.
Mantener un expediente común de seguimiento
| Pendiente | Responsable | Evidencia de cierre |
|---|---|---|
| Actuación oficial | Parte que puede solicitarla | Copia o referencia |
| Denuncia | Asegurado correspondiente | Recepción y número |
| Daño de carga | Responsable del producto | Informe y cantidades |
| Reparación | Titular o gestor autorizado | Orden y recepción |
| Servicio pendiente | Operaciones | Reasignación o entrega |
Al terminar, verificá que el viaje quedó resuelto y que cada diferencia documental conserva una respuesta. Incorporá al legajo del prestador únicamente los antecedentes necesarios para próximas contrataciones, con acceso acorde a la tarea.