Prepará una copia operativa accesible de unidades, asignaciones y contactos para una interrupción del servicio. La copia debe tener fecha y alcance; una impresión desactualizada puede mostrar disponible un vehículo que entró al taller después.
El plan de continuidad debe definir qué tareas pueden seguir y cuáles necesitan esperar una verificación. No convierte un documento vencido en vigente ni permite despachar una unidad cuando falta un control necesario.
Definir información mínima
Incluí unidades previstas, conductores asignados, restricciones conocidas, viajes abiertos y contactos de asistencia. Conservá solo datos necesarios para trabajar y limitá el acceso. La copia de contingencia no debería incluir todos los legajos personales de la empresa.
Identificá cuándo se generó y quién la actualiza. Si se almacena en un dispositivo, probá que pueda abrirse realmente sin conexión. Un acceso directo a una carpeta en la nube no equivale a una copia disponible localmente.
Preparar el corte
Designá un responsable que registre hora de inicio y operaciones pendientes. A partir de ese momento, los movimientos de contingencia deben tener un identificador propio para incorporarlos después al registro habitual.
Usá una hoja o formulario con fecha y hora del hecho, unidad, persona, servicio y autorización. Guardá correcciones de forma legible sin borrar el dato original. Si varias bases trabajan a la vez, diferenciá sus identificadores para evitar coincidencias.
Despachar con límites claros
Antes de una salida, confirmá que se conocen los controles exigibles y el estado de la unidad. Si no podés verificar una condición crítica, escalá el caso al responsable definido. La urgencia comercial debe quedar separada de la autorización operativa.
Organizá comunicaciones alternativas que estén disponibles en la zona. Para un corte eléctrico, el personal debe seguir el plan del establecimiento; la continuidad administrativa no autoriza conexiones o reparaciones eléctricas improvisadas.
Registrar cambios durante la interrupción
| Movimiento | Respaldo mínimo |
|---|---|
| Salida | Unidad, conductor, hora y servicio |
| Retorno | Hora, receptor y novedades |
| Reasignación | Origen, destino y autorizante |
| Gasto urgente | Concepto, importe y aprobación |
| Incidencia | Hecho, contacto y pendiente |
Si llega una novedad por teléfono, identificá quién la recibió y conservá la hora informada del hecho. La hora en que luego se carga al sistema es otro dato.
Conciliar al recuperar el servicio
Fijá hora de regreso al registro habitual. Compará movimientos, asignaciones y gastos de contingencia con los que pudieran haberse enviado por otros canales. Vinculá duplicados sin sumar dos veces el mismo viaje o comprobante.
Usá el procedimiento de migración de planillas a un registro compartido para conservar origen y excepciones. Una segunda persona debe revisar que las unidades actualmente en viaje coincidan con el registro recuperado. Guardá los casos incompletos con responsable hasta terminar la conciliación.