Armá el presupuesto de matafuegos desde el inventario y las intervenciones previstas. Multiplicar la cantidad de vehículos por un precio de recarga deja afuera reservas, traslados y equipos que requieren una decisión distinta.
Separá cantidades y conceptos
Usá la especificación y programación validada de cada equipo. No supongas que todos necesitan el mismo trabajo en la misma fecha. Registrá también altas de vehículos, reservas compatibles y reemplazos ya confirmados.
| Concepto | Base de cálculo |
|---|---|
| Compra de equipos | Cantidad aprobada por especificación |
| Servicio previsto | Equipos e intervención cotizada |
| Trabajo sujeto a diagnóstico | Supuesto explícito, pendiente de autorización |
| Traslado | Viajes, bases y condiciones incluidas |
| Sustitutos de tercero | Plazo y modalidad cotizados |
| Soportes o instalación | Necesidades verificadas por unidad |
| Reposición imprevista | Reserva presupuestaria identificada, sin tratarla como gasto realizado |
Pedí ofertas con la misma lista, moneda, fecha de referencia, tratamiento de impuestos y alcance. Si los precios tienen vigencia limitada o revisión, conservá esa condición y actualizá la proyección cuando corresponda. Marcá qué partidas siguen estimadas y cuáles tienen una orden confirmada.
Ejemplo de cálculo comparable
Ejemplo ficticio, en una misma moneda y base de impuestos, sin representar precios actuales: veinte servicios a 10 unidades monetarias suman 200; dos compras a 80 suman 160; dos traslados a 15 suman 30. El total de esas partidas es 390. Si la compra incluye instalación, no agregues esa instalación otra vez.
Una segunda oferta de 420 puede incluir los sustitutos que la primera cobra aparte. Para compararlas, incorporá a cada una el mismo período y cantidad de reemplazos necesarios. Mantené visibles los conceptos todavía sin precio en lugar de tratarlos como cero.
Diferenciá presupuesto, gasto y pagos
Para programar caja, distribuí los pagos según las condiciones acordadas: anticipo, entrega o vencimiento de factura. Para un informe de costo, pedí a administración el criterio aplicable a las compras de equipos y a los servicios. No cargues el valor completo de una compra y su depreciación como si fueran dos costos del mismo período.
La demora de un proveedor puede producir paradas de vehículos. Si estimás ese impacto para decidir entre ofertas, mostralo como escenario operativo separado de la factura y explicá el supuesto. No sumes ingresos brutos perdidos como si fueran un gasto pagado.
En cada cierre, compará cantidades reales, precio unitario y alcance contra lo previsto. Separá una compra por alta de vehículo de una reposición por pérdida: necesitan decisiones distintas. Actualizá el saldo anual con órdenes comprometidas y necesidades pendientes para evitar reservar dos veces el mismo trabajo.