La orden de trabajo reúne el problema informado, el trabajo autorizado y la evidencia de lo que se hizo. Debe acompañar al vehículo desde el ingreso al taller hasta su recepción, aunque cambien el diagnóstico, el presupuesto o la fecha de entrega.
Asignale un número único y vinculala con la unidad y el aviso que la originó. Si el mismo vehículo tiene dos fallas independientes, podés mantener órdenes separadas. Lo que conviene evitar es abrir una orden nueva cada vez que alguien consulta por el mismo trabajo.
Datos para abrir la orden
| Bloque | Información |
|---|---|
| Identificación | Número de orden, patente e ID interno |
| Ingreso | Fecha, kilometraje, persona que entrega y taller |
| Motivo | Síntoma informado y condiciones en que aparece |
| Diagnóstico | Verificaciones realizadas y conclusión técnica |
| Alcance | Operaciones, repuestos y controles propuestos |
| Aprobación | Importe, condiciones, responsable y fecha |
| Ejecución | Trabajos efectivamente realizados |
| Recepción | Comprobantes, controles y pendientes |
Conservá el relato original del conductor. “Vibra al frenar en ruta” describe un síntoma; “cambiar discos” ya es una decisión técnica. El taller debe registrar cómo llegó al diagnóstico y qué necesita verificar antes de presupuestar.
Usar estados con una acción pendiente
Una secuencia posible es abierta, en diagnóstico, pendiente de aprobación, autorizada, en ejecución, pendiente de recepción y cerrada. Cada estado necesita un responsable y una próxima acción. Si falta un repuesto, anotá qué pieza y qué fecha informó el proveedor, en lugar de dejar solo “demorado”.
Una orden cerrada debe mostrar si el trabajo se completó o se canceló. La cancelación conserva el motivo y los gastos ya realizados. No debería confundirse con una reparación aceptada, porque después puede afectar indicadores de reincidencia y costos.
Autorizar el alcance y sus cambios
La aprobación debe señalar qué versión del presupuesto se acepta. Adjuntá piezas, mano de obra, impuestos, plazo y exclusiones acordadas. La guía para comparar presupuestos de talleres ayuda a revisar esas diferencias antes de elegir.
Cuando aparezca un adicional, registralo dentro de la misma orden con su justificación y aprobación separada. Conservá el presupuesto anterior. El taller debe poder saber qué está autorizado sin reconstruir una cadena de mensajes con importes contradictorios.
Si una urgencia exige resolver fuera del horario habitual, aplicá la matriz interna de autorizaciones y dejá documentado quién tomó la decisión. La carga administrativa posterior debe reflejar la hora real del acuerdo, no simular que se aprobó antes.
Recibir y cerrar
Compará el trabajo facturado con lo autorizado y con el comprobante de ejecución. Mantenimiento debe revisar los controles que correspondan antes de liberar el vehículo. Administración puede cerrar el pago después, si queda una diferencia comercial; conviene distinguir ambos estados.
Registrá fecha de entrega, kilometraje, garantía informada y cualquier observación pendiente. Vinculá las próximas tareas con el plan de mantenimiento preventivo, conservando la referencia que indique cada programa.
Para comprobar la calidad del documento, abrí una orden cerrada y buscá tres respuestas: qué problema motivó el ingreso, quién autorizó el gasto final y quién aceptó la reparación. Si falta alguna, corregí el formulario antes del próximo ingreso al taller.