Antes de retirar un matafuego, definí qué equipo ocupará su lugar o qué vehículo quedará detenido. Un turno con el proveedor no resuelve la disponibilidad de la unidad durante el servicio.
Armá lotes según los reemplazos disponibles
Partí de las próximas intervenciones documentadas. Agrupá los equipos por fecha y compatibilidad de sustitución, y cruzalos con la programación de vehículos. Dos matafuegos de aspecto similar pueden pertenecer a especificaciones distintas; la ficha validada de cada unidad debe permitir decidir qué reemplazo acepta.
La reserva utilizable incluye sólo equipos identificados, con condición y documentación verificadas y compatibles con las unidades del lote. Descontá los prestados, observados y enviados al servicio. Anotá dónde están y quién puede entregarlos. Usá estados que distingan disponible y aceptado, reservado, instalado, en servicio y observado.
Ejemplo ficticio: una base tiene ocho equipos próximos al servicio y tres reservas compatibles. Organiza un primer lote de tres. El segundo comienza después de recibir y verificar los primeros, salvo que pueda inmovilizar otras unidades. Enviar los ocho juntos dejaría cinco vehículos sin sustitución prevista.
Planilla del lote
| Unidad | Equipo que sale | Sustituto | Retiro acordado | Retorno previsto | Responsable |
|---|---|---|---|---|---|
| U-01 | MF-01 | MF-21 | Fecha confirmada | Fecha del proveedor | Encargado de base |
| U-02 | MF-02 | MF-22 | Fecha confirmada | Fecha del proveedor | Encargado de base |
La tabla es un ejemplo ficticio. Agregá estado del vehículo y resultado de la recepción. Un retorno previsto permite planificar; la liberación necesita el equipo efectivamente recibido, verificado e instalado.
Reservá antes de prometer la salida
Asigná cada sustituto al lote para evitar que otra base lo entregue a una unidad distinta. Resolvé las reservas con fechas superpuestas antes de confirmar el retiro. Al hacer el cambio, registrá ambos movimientos y verificá la compatibilidad del soporte. Si el equipo no puede instalarse correctamente, buscá otra solución antes de liberar el vehículo.
Para revisar cuántos equipos reservar, contá el máximo que estuvo simultáneamente en servicio y las demoras o rechazos que dejaron unidades esperando un reemplazo. No hace falta fijar un porcentaje idéntico para todas las bases. Una base remota puede necesitar otra cobertura que una ubicada junto al proveedor.
Registrá los préstamos y movimientos
| Movimiento | Datos que deben quedar vinculados |
|---|---|
| Reserva | Sustituto, unidad, lote y fechas comprometidas |
| Entrega e instalación | Origen, destino, fecha y verificación |
| Préstamo entre bases | Personas que entregan y reciben, recepción confirmada |
| Retorno a reserva | Identificación, condición aceptada y ubicación |
| Observación | Motivo, responsable y estado pendiente |
Si el proveedor ofrece sustitutos, confirmá antes del retiro qué equipos entregará, su compatibilidad y condición, el costo y las condiciones de devolución. Registrá sus asignaciones aunque pertenezcan a un tercero.
Si el servicio se demora
Actualizá la fecha de retorno, las asignaciones y el siguiente lote. Mantené los sustitutos donde están hasta tener una devolución aceptada; moverlos para sostener el calendario original puede trasladar el faltante a otro turno.
Al recibir los equipos, cruzá identificaciones con la orden y revisá los documentos de la intervención. Registrá los rechazados o pendientes antes de contarlos como reserva disponible. El equipo que vuelve a una unidad también necesita un movimiento de asignación.
Cerrá el lote cuando cada matafuego tenga ubicación confirmada y cada vehículo un equipo aceptado o una inmovilización registrada. Conservá las demoras del proveedor para ajustar el margen de la próxima programación.