Definí qué documentos de la unidad necesita consultar el conductor, en qué formato corresponde presentarlos y quién mantiene cada versión. Después probá el acceso desde el teléfono que usará durante el servicio.
Una carpeta compartida puede resolver la distribución de archivos. La validez de una credencial depende del formato y del sistema previsto para ella. No conviertas todos los documentos en fotos bajo una regla general.
Clasificar antes de compartir
| Tipo de acceso | Qué preparar |
|---|---|
| Archivo que el emisor admite en formato digital | Copia vigente, completa y accesible |
| Credencial que funciona en una aplicación oficial | Acceso de la persona por el mecanismo previsto |
| Documento con verificación específica | Canal e instrucciones del emisor |
| Documento requerido en soporte físico | Entrega y control del soporte correspondiente |
El comprobante obligatorio de seguro tiene formato digital con igual validez que el físico según la Resolución SSN 517/2019. La licencia digital tiene un régimen con código QR dinámico, previsto en la Disposición ANSV 55/2025. Cada formato conserva sus condiciones de presentación y validación; una captura guardada no sustituye universalmente una credencial oficial.
Para el caso de la licencia, consultá cómo verificar su formato digital. Para compartir la cédula mediante el mecanismo correspondiente, usá la guía de autorización de conductor en Mi Argentina.
Entregar acceso a la unidad asignada
En el canal documental que use la empresa, identificá el vehículo por código y dominio. Mostrá enlaces directos a los archivos de uso actual. El conductor no debería elegir entre cinco PDFs llamados “seguro final” para decidir cuál presentar.
Administración conserva permisos de edición; el conductor recibe el acceso que necesita para consultar. Comprobá también quién puede mantener la carpeta si cambia la persona responsable. Un enlace dependiente de una cuenta que se dio de baja puede dejar a toda una base sin acceso.
No pidas al conductor que comparta la contraseña de su cuenta personal de una aplicación oficial. El control interno debe respetar el mecanismo previsto por el emisor.
Probar el acceso antes del recorrido
Hacé la prueba con el dispositivo y la cuenta que se usarán. Pedile al conductor que encuentre el documento, lo abra y ubique dominio y vigencia. Revisá si una sesión vencida o un permiso faltante impide completar la consulta.
Para documentos que admiten una copia descargada, comprobá la disponibilidad sin conexión y cómo se actualizará esa copia. Para las demás credenciales, revisá las alternativas admitidas por el emisor. No supongas que una descarga resuelve cualquier falla de señal o batería.
Actualizar y retirar versiones
Ejemplo ficticio: una base renueva el seguro de un utilitario. Administración actualiza el enlace habitual y avisa al conductor asignado que debe reemplazar la copia anterior. Después confirma que puede abrir el archivo nuevo. El aviso enviado, por sí solo, no demuestra que la copia local se actualizó.
Cuando cambia la asignación, revisá los accesos a la unidad anterior y a la nueva. Registrá quién comprobó la entrega documental y cuándo. Si el conductor encuentra un archivo equivocado, debe tener un contacto concreto para pedir su corrección antes del despacho.